Rangkuman Bab 5 – Manajemen Lingkup Proyek

5.1. Inisiasi
Inisiasi adalah proses pemberian kuasa/hak secara formal untuk pembuatan proyek baru atau proyek yang sedang berkelanjutan kedalam fase selanjutnya.

Input
1. Deskripsi Produk
Deskripsi produk merupakan mendokumentasikan karakteristik produk atau jasa proyek yang melakukan pembuatan. Deskripsi produk umumnya akan memiliki lebih sedikit detail dalam tahap awal.

2. Rencana Strategis
Semua proyek harus mendukung strategis organisasi.

3. Kriteria Pemilihan Proyek
Kriteria pemilihan proyek biasanya didefinisikan dalam istilah manfaat dari produk proyek.

4. Informasi Historis
Informasi sejarah tentang kedua hasil proyek seleksi keputusan sebelumnya dan kinerja proyek sebelumnya harus dipertimbangkan secara luas jika tersedia.

Alat dan teknik
1. Metode Seleksi Proyek
Metode seleksi proyek melibatkan mengukur nilai atau daya tarik kepada pemilik proyek.

2. Penilaian Ahli
Penilaian ahli akan sering diminta untuk menilai masukan untuk proses ini.

Output
1. Penghargaan Proyek
Adalah dokumen yang secara resmi menjadi wewenang sebuah proyek.

2. Identifikasi Manajer Proyek
Secara umum, manajer proyek harus diidentifikasi dan ditugaskan sebagai awal dalam proyek sebagai layak
3. Kendala
Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen proyek.

4. Asumsi


5.2. Perencanaan Bidang / Perencanaan Lapangan
Perencanaan ruang lingkup adalah proses progresif menguraikan dan mendokumentasikan pekerjaan proyek (lingkup proyek) yang menghasilkan produk dari proyek. Perencanaan lingkup proyek dimulai dengan input awal deskripsi produk, piagam proyek, dan definisi awal kendala dan asumsi.

Input
1. Deskripsi Produk

2. Penghargaan Proyek

3. Kendala

4. Asumsi

Alat dan Teknik
1. Analisis Produk
Analisis produk melibatkan mengembangkan pemahaman yang lebih baik dari produk proyek. Ini mencakup teknik seperti produk pemecahan analisis sistem rekayasa, rekayasa nilai, analisis nilai, analisis fungsi, dan quality function deployment.

2. Analisis Manfaat / Biaya
Analisis manfaat / biaya melibatkan estimasi berwujud dan tidak berwujud biaya (pengeluaran) dan manfaat (keuntungan) dari berbagai proyek dan alternatif produk, dan kemudian menggunakan ukuran finansial.

3. Identifikasi Alternatif
Ini adalah istilah umum untuk setiap teknik yang digunakan untuk menghasilkan pendekatan yang berbeda untuk proyek.

4. Penilaian Ahli


Output
1. Pernyataan Lingkup
Pernyataan lingkup memberikan dasar didokumentasikan untuk membuat keputusan proyek masa depan dan untuk mengkonfirmasikan atau mengembangkan pemahaman umum tentang ruang lingkup proyek antara para pemangku kepentingan. Sebagai proyek berlangsung, pernyataan ruang lingkup mungkin perlu direvisi atau disempurnakan untuk mencerminkan perubahan yang disetujui pada lingkup proyek.

2. Mendukung Detail
Mendukung detail untuk pernyataan ruang lingkup harus didokumentasikan dan terorganisir yang diperlukan untuk memfasilitasi penggunaannya oleh proses manajemen proyek lainnya.

3. Lingkup Rencana Pengelolaan
Dokumen ini menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek akan dikelola dan bagaimana perubahan lingkup akan diintegrasikan ke dalam proyek. Hal ini juga harus mencakup penilaian terhadap stabilitas yang diharapkan dari lingkup proyek (yaitu, bagaimana mungkin itu berubah, seberapa sering, dan seberapa banyak).


5.3. Definisi Bidang / Lingkup
Definisi Lingkup melibatkan pengelompokan proyek besar penyampaian menjadi lebih kecil.

Input
1. Pernyataan Lingkup

2. Kendala
Ketika sebuah proyek dilakukan di bawah kontrak, kendala didefinisikan oleh ketentuan kontrak sering pertimbangan penting selama ruang lingkup definisi.

3. Asumsi

4. Output Perencanaan Lain
Output dari proses dalam bidang pengetahuan lainnya harus ditinjau untuk dampak yang mungkin pada definisi lingkup proyek.

5. Informasi Historis
Informasi sejarah tentang proyek-proyek sebelumnya harus dipertimbangkan selama ruang lingkup definisi.

Alat dan Teknik
1. Bekerja Pada Kerusakan Pola Struktur
Sebuah WBS (Work Breakdown Structure) dari proyek sebelumnya sering dapat digunakan sebagai template untuk sebuah proyek baru. Meskipun setiap proyek adalah unik, WBS sering bisa " kembali " karena sebagian besar proyek akan menyerupai proyek lain sampai batas tertentu.

2. Penguraian
Dekomposisi melibatkan pengelompokan proyek besar penyampaian atau subdeliverable menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani sampai kiriman didefinisikan secara cukup rinci.

Output
1. Strukur Rincian Kerja
Sebuah WBS adalah pengelompokan berorientasi deliverable komponen proyek yang mengatur dan mendefinisikan total lingkup proyek, bekerja tidak di WBS berada di luar lingkup proyek.

2. Memperbarui Pernyataan Lingkup
Pemangku kepentingan yang tepat harus diberitahu sesuai kebutuhan.


5.4. Verifikasi Bidang /  Lingkup

Input
1. Hasil Kerja
Hasil kerja yang pengirimannya telah sepenuhnya atau sebagian selesai adalah output rencana pelaksanaan proyek.

2. Dokumentasi Produk
Dokumen yang dihasilkan untuk menggambarkan produk proyek harus tersedia untuk dapat diperiksa. Istilah yang digunakan untuk menggambarkan dokumentasi ini (rencana, spesifikasi, dokumentasi teknis, gambar, dll) bervariasi berdasarkan wilayah aplikasi.


3. Struktur Rincian Kerja
WBS membantu dalam definisi ruang lingkup, dan harus digunakan untuk memverifikasi pekerjaan proyek.

4. Pernyataan Lingkup
Pernyataan lingkup mendefinisikan ruang lingkup dengan detail dan harus diverifikasi.

5. Rencana Proyek


Alat dan Teknik
1. Inspeksi
Pemeriksaan meliputi kegiatan seperti mengukur, memeriksa, dan pengujian dilakukan untuk menentukan apakah hasil memenuhi persyaratan.

Output
1. Penerimaan Formal
Dokumentasi bahwa klien atau sponsor telah menerima produk dari fase proyek atau penyampaian utama harus disiapkan dan didistribusikan. Penerimaan tersebut mungkin bersyarat, terutama pada akhir fase.


5.5. Pengawasan Perubahan Bidang / Lingkup
Pengendalian perubahan lingkup yang bersangkutan dengan :
a) mempengaruhi faktor-faktor yang menciptakan perubahan ruang lingkup untuk memastikan bahwa perubahan yang disepakati
b) menentukan bahwa perubahan lingkup telah terjadi
c) mengelola perubahan yang sebenarnya ketika terjadi perubahan. Pengendalian perubahan lingkup harus benar-benar terintegrasi dengan proses kontrol lainnya.

Input
1. Struktur Rincian Kerja

2. Laporan Kinerja
Laporan kinerja, memberikan informasi tentang kinerja lingkup, seperti yang kiriman sementara telah selesai dan yang belum.



3. Perubahaan Permintaan
Perubahan permintaan dapat terjadi dalam berbagai bentuk, yaitu bisa dalam bentuk lisan atau tertulis, langsung atau tidak langsung, eksternal atau internal dimulai, dan mandat hukum atau opsional.

4. Lingkup Rencana Pengelola

Proses
1. Pengendalian Perubahan Lingkup
Sebuah pengendalian perubahan lingkup mendefinisikan prosedur dimana lingkup proyek dapat diubah.

2. Pengukuran Kinerja
Teknik pengukuran kinerja, membantu untuk menilai besarnya setiap variasi yang memang terjadi.

3. Perencanaan Tambahan
Beberapa proyek berjalan tepat sesuai rencana, yang membuat perubahan lingkup mungkin memerlukan modifikasi WBS atau analisis alternatif pendekatan.

Output
1. Perubahan Lingkup
Perubahan lingkup adalah setiap modifikasi yang disepakati lingkup proyek seperti yang didefinisikan oleh WBS disetujui.

2. Tindakan Korektif
Tindakan korektif adalah segala sesuatu yang dilakukan untuk membawa harapan kinerja proyek pada masa depan sejalan dengan rencana proyek.

3. Pelajaran yang Dipetik
Penyebab penyimpangan, alasan di balik tindakan korektif yang dipilih, dan jenis-jenis pelajaran dari pengendalian perubahan lingkup harus didokumentasikan, sehingga informasi ini menjadi bagian dari database historis untuk kedua proyek ini dan proyek lain dari organisasi pertunjukan.

4. Dasar yang Disesuaikan
Tergantung pada sifat perubahan, dokumen dasar yang sesuai dapat direvisi dan diterbitkan kembali untuk mencerminkan perubahan disetujui dan membentuk dasar baru untuk perubahan masa depan.